Jak skutecznie zorganizować beznadziejną konferencję (szkolenie, kurs, prezentację...)

Antyporadnik dla potencjalnych organizatorów

 

Wstęp

Organizacja kursu (zjazdu, konferencji, szkolenia itp.) to zadanie trudne i odpowiedzialne. Nie każdy z organizatorów (pseudorganizatorów?) potrafi jemu podołać. Poniższy poradnik pomoże Ci przejść przez najtrudniejsze etapy organizacji, podpowie, jak ominąć czyhające rafy i niebezpieczeństwa...

Wiadomo, że szkolenia można prowadzić w różnej formie. Jedne formy szkoleń są prostsze w organizacji, inne trudniejsze... Jednak w tym dziwnym kraju wszyscy ze wszystkich ośrodków z uporem maniaka organizują, jakby to powiedzieć ogólnie, "zjazdy" i "konferencje"? Nikt natomiast nie prowadzi warsztatów. A  to właśnie forma warsztatów jest  najbardziej wartościową dla kursanta, zwłaszcza warsztatów praktycznych, na których kursant anestezjologiczne rzemiosło może pogłębić w sposób praktyczny, nie mówiąc o merytorycznej dyskusji w gronie anestezjologów.

Ile razy jestem na konferencjach i sympozjach, najciekawsze dla mnie są zawsze dyskusje po nich następujące, może ktoś to weźmie pod uwagę po przeczytaniu tego tekstu?

Może po przeczytaniu "Poradnika" ktoś dojdzie do wniosku, że zjazdy i konferencje są organizowane dla uczestników, a nie dla organizatorów?

Dla organizatorów - rozpoczynamy rekrutację

  • Cena jest najważniejsza! Koniecznie należy ustalić zaporową cenę. W ten sposób pozbędziesz się towarzystwa młodych, nieopierzonych i w dodatku pyskatych kursantów, co to niby wszystkie rozumy zjedli. Postaw na stonowane towarzystwo w wieku 50+. Dobrym przykładem są międzynarodowe   zjazdy PTAiIT. W razie wątpliwości możesz zwrócić się o merytoryczną pomoc do organizatorów dwóch ostatnich zjazdów PTAiIT z Lublina i Poznania. Na pewno pomogą!

  • Ogłoszenie o kursie daj tylko do niezwykle poczytnej Anestezjologii Intensywnej Terapii. Broń Boże nie do Polanestu. Tam przecież zaglądają te hordy ledwo co wyspecjalizowanych anestezjologów, które żadnej powagi dla siwizny włosów wykładowców nie mają...

  • Nie zakładaj strony internetowej dla swojego szkolenia. Po co? To tylko zbędna fatyga i niepotrzebny wzrost koszów. Przecież dzisiaj Internetem nikt się nie posługuje! To nie na topie!

  • Jeśli już udało Ci się założyć stronę o organizowanej przez Ciebie konferencji - przypadkiem jej nie aktualizuj, no bo po co? Jak kursant będzie się chciał czegoś dowiedzieć - to przecież zadzwoni.

  • W dobrym tonie jest również wymóg przesłania formularza zgłoszeniowego wyłącznie przez Pocztę  Polska. Listonosze będą wdzięczni!

  • Ważne! Nigdy, ale to nigdy nie zamieszczaj w internecie szczegółowego, planu szkolenia / konferencji.

  • Jeśli jednak pod wpływem grypy, anginy, eboli, w przypływie słabości (niepotrzebne skreślić) juz zamieścisz program konferencji , to niech Cię ręka boska broni orgnizatorze od podawania nazwisk prelegentów. Ich ujawnienie mogłoby jescze doprowadzić kursanótw do masowego zagłosowania przy pomocy nóg. A taki odruch stadny, w postaci masowego rezygnacji z uczestnictwa w  konferencji jest wielce niepożądany.

  • Optymalnym postępowaniem jest zamieszczenie szczegółowego programu wraz z nazwiskami prelegentów w momencie, kiedy potencjalna (a wielce prawdopodobna) rezygnacja uczestnika z udziału w konferencji pociągnie za sobą przepadek minimum 75% wpłaconej kasy.

  • W ramach ustalonej ceny nie zapewniaj noclegów, to ważne! Niech sobie dochtory sami szukają hotelu, jeśli chcą się szkolić. W końcu co mają do roboty, jak pacjent śpi? Nie mogą sobie poszukać noclegów? Jeśli już chcesz kursantów umieścić w hotelu, to nie schodź poniżej trzech gwiazdek. Mile widzine zorganizowanie konferencji w Sheratonie lub w obiektach podobnych.

  • Jeść też mogą na własny koszt.

  • NIGDY NIE odpowiadaj na maile kursantów, mogło by to świadczyć, że zależy Ci na kursantach, a takiej opinii przecież chcesz uniknąć za wszelką cenę.

  • Jeśli już postanowisz w przypływie szaleństwa przedzjazdowego odpowiadać na maile (oj, pożałujesz tego, pożałujesz...) odpowiadaj nie wcześniej, niż po dwóch tygodniach. Koniecznie w sposób mętny i mało precyzyjny! Maila z odpowiedzią wyślij do osoby zainteresowanej dopiero po jej trzecim ponaglającym telefonie.

  • Faktury z opłata zjazdową obiecaj wystawić w trakcie trwania zjazdu. Nigdy wcześniej! Nawet nie myśl o tym, żeby je wysyłać przed zjazdem / kursem na domowe adresy kursantów. Oczywiście w czasie zjazdu ich zapominasz i twierdzisz, że wyślesz je pocztą pod wskazany adres. Opisana taktyka spowoduje, że co najmniej połowa potencjalnych uczestników zniechęci się i zrezygnuje z żądania faktury.

  • Niezmiernie istotny jest termin, w którym przeprowadzisz swoje szkolenie, dobrze by było aby pokrywał się z innymi szkoleniami / zjazdami / konferencjami w tym samym terminie, a przynajmniej się zazębiał z nimi. Do ideału zbliżyli się perfekcyjnie organizatorzy Zjazdu Polskiego Towarzystwa Badania Bólu oraz organizatorzy Międzynarodowego Zjazdu PRC... Obydwa Zjazdy odbyły się dokładnie w tym samym terminie, tj. od 27. - 29. września 2007 roku. Niezłym pomysłem jest również komasacja wszystkich ważnych zjazdów i kursów w jednym roku, tak aby w następnym roku nie musiał się odbyć ani jeden.

  • Na każdy kolejny kurs zapraszaj tych samych wykładowców. Wierna, wypróbowana kadra jest najlepsza, możesz na nich polegać jak na załodze "Rudego". Często to ten sam rocznik, co wspaniali czołgiści... Skąd ich wziąć? Ależ to proste - pełny spis znajdziesz na tytułowej stronie "Anestezjologii Intensywnej Terapii".

Dla wykładowców

  • Dobrze by było, aby tematyka wykładu nieznacznie odbiegała od wykładu wygłoszonego w innym miejscu, na podobny temat. Ale niekoniecznie, wykład może się powtarzać.... Może nikt nie zauważy...

  • Organizator nie powinien wymagać od zapraszanego wykładowcy opracowania nowego tematu. Jest to czasochłonne... Kursanty łykną wszystko...

  • Nie prowadź oceny wykładowców Jeżeli już chcesz wprowadzić formularz oceny wykładowcy / kursu, to zrób to w takiej formie, żeby już na samym początku kursantowi odechciało się wypełniania tych 289 rubryczek, które w nim umieściłeś...

  • Niezależnie od punktacji osiągniętej przez wykładowców i tak ich zaproś na kolejny kurs. O wyniku nie powiadamiaj kursantów. Mogła by być rozróba... A po co?

  • Nie ważne, o czym chce usłyszeć kursant, ważne jest to, co ma do powiedzenia wykładowca!

  • Mów dużo, głośno, niewyraźnie i nie na temat... Sukces zapewniony! I szacunek kursantów...

  • Najlepiej żeby wystąpienie wykładowcy nie miało żadnej myśli przewodniej. Cel jest nieistotny. Celem zasadniczym jest  wypoczynek prelegenta na koszt organizatora kursu.

Slajdy i styl prowadzenia wykładów...

Slajdy wykładowe to temat na osobną opowieść. Cechy idealnego slajdu i prelekcji o charakterze medycznym są omówione poniżej.

  • Niedobrze jest powiedzieć, o czym się będzie się mówiło, najlepiej od razu zacząć z kopyta i przejść do rzeczy, bez żadnego wprowadzenia... Tzw. wstęp przez zaskoczenie.

  • Dużo drobnych literek, co najmniej 180 słów na jeden slajd.  Im więcej słówek, tym lepiej.

  • Jasne literki i jasne tło lub ciemne literki na ciemnym tle, na pewno taki slajd będzie cieszył się dużym zainteresowaniem :) Niezłym pomyłem są żółte literki na krwistoczerwonym tle.

  • Dużo tabelek! Jak najwięcej! Im więcej rubryk w tabelce, tym lepiej.

  • Interesujące są również wykresy wielotrendowe - kilka różnych trenów na jednym wykresie w postaci kwadracików , kółeczek, trójkącików, kropeczek itp... Sala to uwielbia!

  • Nigdy nie twórz nowych slajdów - powielaj slajdy z Twoich poprzednich wystąpień.

  • Każdy slajd powinien być inny - w innym stylu i innej tonacji kolorów, przynajmniej kursanci nie będą ziewać z nudów, gra kolorów ich ożywi. Optymalne kombinacje kolorystyczne to białe litery na szarym tle.

  • Nigdy nie wklejaj do slajdów zdjęć; szkolenie nie jest po to, aby oglądać fotki na wykładach...

  • Jaki krój pisma? Najlepiej szeryfowe - czyli popularny Times New Roman - na cześć zasług naszego, byłego, ulubionego jedynego w swoim rodzaju ministra edukacji.

  • Odczytaj treść każdego slajdu. To ważne. Słuchacze wręcz uwielbiaj odczytywanie treści slajdów przez prelegenta. Najlepiej równym, spokojnym, monotonnym głosem! Prelegent, który potrafi wygłosić wykład w razie braku prądu, bez pomocy projektora powinien być już na samym początku zdyskwalifikowany przez organizatorów.

  • Jeśli jesteś prelegentem i zmieścisz co najmniej 180 wyrazów na jeden slajd (rekord w Popowie ordynatorskim kilka lat wstecz), to znaczy , że naprawdę jesteś dobry.

  • Nie wstawiaj żadnych dykteryjek ani śmiesznostek, najlepiej prowadź swoje wystąpienie w śmiertelnie poważnym tonie.

  • Ile slajdów powinno być pokazanych podczas prelekcji? To jasne! Możliwie tak dużo, jak się da. Jeszcze raz przypominam - należy treść każdego z nich odczytać!!!

  • Zapomnij o podsumowaniu swojego wystąpienia. Słuchacze będą Ci wdzięczni...

W trakcie konferencji...

  • Na każdym kursie najnajnajbardziej pożądaną rzeczą  jest IDENTYFIKATOR. Wyróżniamy następujące modele identyfikatorów:

    # Identyfikator na agrafce: agrafka owa genialnie służy do wpinania w klapę garnituru oraz do przypięcia na  żakiecie (wersja kobieca). Po ok. 5 przypięciach agrafka się urywa. Wtedy identyfikator można wręczyć dowolnemu przedstawicielowi jako wizytówkę. Bardzo trwałą, bo w folii ochronnej.

    ## Identyfikator z żabką – szczytem pomysłowości jest wpięcie go w kieszonkę garnituru lub koszuli, gdy te posiadają klapy. Stosowane rozwiązania: przypięcie do góry nogami do klapy, wpięcie do dolnych kieszeni marynarki (pod warunkiem, że nie posiadają klap) posiadanie klap i obecność żabki zmuszają uczestnika do szczytów pomysłowości....

    ### Jest jeszcze laminowany model na tasiemce / smyczy pozbawiony wyżej wymienionych udogodnień, ale można go obejrzeć tylko na sky-tv, gdy leci "Ostry Dyżur" :)

    Cechą wspólną ww. modeli jest czcionka użyta do wydrukowania imienia i nazwiska - jest to Arial 9 pkt. Idealna czcionka do zawierania znajomości, ponieważ, aby się przekonać, z kim mamy do czynienia, należy zbliżyć się do posiadacza identyfikatora na odległość minimum 25 cm. Dobrze wychowany Japończyk mógłby tego nie przeżyć...

  • Jeśli już organizator kursu zapewnia wyżywienie, wtedy oprócz identyfikatora dobrze jest wyposażyć kursanta w komplet bonów obiadowo-śniadaniowych, możliwie w małym rozmiarze. Zgubienie bonu powinno nieodwołalnie skazać kursanta na żywienie się we własnym zakresie.

  • Wyżywienie to rzecz ważna. A anestezjolog głodny, to anestezjolog zły. Osiągnieciu celu i zachowaniu odpowiednio niskiego poziomu cenowego sprzyja dystrybucja dla tzw. pospólstwa anestezjologicznego w trakcie posiłków lunch-boxów, czyli styropianowych pudełek z średnio-treściwą paszą w postaci bułki i sałatki w środku. Tzw. "gdański zestaw zjazdowy". Należy przy tym zadbać, żeby kursant miał pełną świadomość, że w tym samym czasie tzw. wierchuszka (lub wykładowcy) mają zapewniony DARMOWY, pełnowartościowy obiad.

  • Uwaga! Bardzo ważne! W trakcie kilkudniowych konferencji dobrze jest pozbawić uczestników dostępu do takiej zdobyczy cywilizacji, jak Internet. Postawienie w holu konferencyjnym 1 komputera z dostępem do netu jest bardzo kosztowne i wymaga sporego nakładu  pracy i czasu. Jeszcze by uczestnicy nie poszli na wykłady psorów... No i zabiera cenne miejsce w  holu, przeznaczone dla repów.

  • Spraw, aby stanowisko recepcyjne było czynne tylko w trakcie przerw, najlepiej obiadowych i nie posiadało własnej pieczątki – niech kursant podbije sobie delegację w recepcji hotelu. Stanowisko recepcyjne w ostatnim dniu zjazdu powinno być zamknięte na głucho.

  • Obiecaj przysłać dyplomy uczestnictwa z punktami edukacyjnymi w terminie późniejszym. Zaskarbisz tym sobie dozgonna wdzięczność kursantów. W dyplomach nie umieszczaj podpisów i pieczęci organizatora - w ten sposób ułatwisz kursantowi życie przed komisją ds. edukacji Izby Lekarskiej. Najlepiej wcale nie podawaj informacji, czy za dane szkolenie przysługują i w jakiej ilości punkty edukacyjne?

Materiały z kursu

  • Nigdy nie zapewniaj materiałów z kursu, które w zrozumiały sposób prezentowałyby omawiane zagadnienia.

  • Jeśli już chcesz, aby kuranty miały jakąś pamiątkę - zrób prymitywny przedruk slajdów z PowerPointa, możliwie w minimalnym rozmiarze (= 16 slajdów / A4). Oczywiście bez żadnych podpisów, czy omówienia.

  • Jak sobie poradzić, kiedy kursanci domagają się slajdów? Dobra wymówka jest następująca: autorzy nie wyrazili zgody na udostępnienie materiałów, ponieważ są one chronione prawami autorskimi i  mogłyby być wykorzystane w innych prezentacjach.

  • Od autora antyporadnika: czy nie można powiadomić Wielce Szanownych Prelegentów, że jeśli zgadzają się na wygłoszenie PŁATNEGO wykładu, z całymi tego konsekwencjami, to materiały z wykładu zobowiązani są udostępnić w formie *pps kursantom? Proszę zauważyć, że slajdy PowerPointa przekształcone do formy *pps nie mogą już być dalej obrabiane. Prawda jakie proste? Uważam, że skoro płacę, i to wcale nie małe pieniądze za wykład, to mam pełne prawo do materiałów z nim powiązanych. Proszę sobie wyobrazić, w jaki sposób można np sobie zanotować dane z prezentowanej tabelki 4 kolumny x 4 wiersze z rożnego rodzaju dawkowaniem leku? Przecież nikt przy zdrowych zmysłach nie jest w stanie przepisać powyższych danych ze slajdu, który jest puszczany przez ok. 30 sekund...

Więcej o wykładach i wykładowcach w artykule P. dr Krystyny Knypl.

18 marca 2013